Внутрішній опис особової справи є важливим документом, який містить інформацію про кожного співробітника організації. Коректне та точне заповнення цього опису має вирішальне значення для ефективної роботи кадрового відділу та правильної організації кадрового обліку.
Перший крок у заповненні внутрішнього опису особистої справи – це встановлення стандартної форми заповнення, яка використовуватиметься в організації. Зазвичай ця форма включає основні реквізити співробітника, такі як ПІБ, дата народження, місце проживання, освіта і досвід роботи.
Важливо також вказати в описі інформацію про посаду, на якій працює співробітник, а також про його заробітну плату та інші виплати. Якщо співробітник займає керівну посаду, в описі необхідно вказати інформацію про підлеглих співробітників, а також про виконані ним проекти та досягнення.
Крім того, в описі особистої справи можуть бути зазначені контактні дані співробітника, такі як телефон та адреса електронної пошти, а також відомості про попередні місця роботи. Всі ці дані допоможуть кадровому відділу ефективно керувати персоналом та своєчасно реагувати на зміни.
№ | Найменування | Опис |
---|---|---|
1 | Заголовок | Вгорі кожної сторінки опису особистої справи вказується заголовок "Внутрішній опис особистої справи" |
2 | Верхній колонтитул | У верхньому колонтитулі кожної сторінки вказується прізвище, ім'я та по батькові співробітника, код підрозділу та дата ведення опису |
3 | Структура опису | Опис складається з таблиці з колонками "№", "Найменування документа", "Дата надходження", "Документи у справу", "Документи із справи", "Примітки" |
4 | Нумерація | Кожен запис у таблиці нумерується по порядку |
5 | Заповнення полів | Усі поля таблиці мають бути заповнені інформацією про відповідний документ |
6 | Примітки | У полі "Примітки" можуть бути вказані додаткові відомості про документ |
7 | Підпис | Під таблицею має бути місце для підписів співробітників, відповідальних за ведення опису |
Які основні правила організації документообігу?
Основні принципи організації документообігу:
- оперативність;
- однаковість проходження та процесу обробки документів;
- одноразовість операцій однакового призначення (одноразовість реєстрації документа);
- виключення зайвих інстанцій під час руху документа;
- облік документообігу
Що стосується внутрішнього документообігу?
До внутрішньому документообігу відносяться наступні види та форми документів:
- накази;
- статути;
- заяви;
- протоколи нарад;
- інструкції;
- технічні документи;
- положення про структурні підрозділи;
- службові записки.
Що включає в себе внутрішній документопотік?
Внутрішній документопотік складають документи, що створюються та використовуються в самому апараті управління, що не виходять за його межі. Походження цих документів збігається зі сферою їх застосування. Внутрішній потік забезпечує цілеспрямоване рішення управлінських завдань у межах однієї установи, організації.